IO Full-time Job |10月30日截止!联合国环境规划署招募团队助理
发布时间:2022-09-20 来源:联合国环境规划署 作者:潘安琪(南京大学) 责任编辑:李茄铭(秘书处)

联合国环境规划署(The United Nations Environment Programme ,简称UNEP)是联合国系统内负责全球环境事务的牵头部门和权威机构,环境署激发、提倡、教育和促进全球资源的合理利用并推动全球环境的可持续发展,总部位于肯尼亚首都内罗毕,每年通过联合国经济和社会理事会向大会报告自己的活动。

环境署是全球领先的环境权威机构,负责制定全球环境议程,促进联合国系统内可持续发展的环境层面的协调实施,并作为全球环境的权威倡导者。环境署生态系统司与国际和国家伙伴合作,为环境政策的实施提供技术援助和咨询服务,并加强发展中国家和经济转型国家的环境管理能力。

该职位位于雅典工作地点的地中海行动计划-巴塞罗那公约秘书处(MAP)协调股的生态系统司。

1.基本信息:

组织联合国环境规划署

岗位:团队助理

工作地点:希腊雅典

工作经验:在计划或项目管理、一般办公支持或相关领域有至少3年的经验

学历:要求有高中文凭或同等学历;通过全球一般事务考试(GGST)是联合国秘书处一般事务和相关类别招聘考虑的先决条件

工作时长:一年(可能延长)

语言:英语法语口语和书面语流利

申请截止时间:2022年10月30(北京时间)

2.主要职责:

  • 履行广泛的办公室支持和行政职能。
  • 回复或起草对常规信件和其他通信的回复;使用标准的文字处理包来制作各种大型、复杂的文件和报告。
  • 监督与本单位的产出、产品、任务有关的流程和时间表;在适用的情况下,协助核实所需文件、批准、签名的接收和准确性,以确保符合相关法律、财务和其他要求。
  • 为报告、工作计划、研究、简报、会议/大会研究、汇编和组织各种来源的信息和参考材料。
  • 使用各种数据库,生成各种标准的统计和其他报告、工作指令。
  • 校对文件和编辑文本的准确性、语法、标点和风格,并遵守既定的格式标准。
  • 对电话和来访者进行筛选;对中等程度的复杂信息要求和查询作出回应(例如,回答需要搜索文件的要求),并在必要时将查询转给适当的人员进行处理。
  • 为会议、董事会、委员会和大会提供秘书、行政和后勤支持。
  • 通过扫描、转换和在网站上发布各种文件,协助维护网站。
  • 使用适当的技术/软件,协助准备演示材料。
  • 为会议文件的准备工作提供支持,包括在提交给翻译之前审查文件;协调并作为申请单位与会议服务助理和/或翻译之间的联络人;协助核实所需文件、批准、签字的接收和准确性,以确保符合相关的法律、财务和其他要求;汇编翻译文件,在会议之前、期间和之后进行质量控制。
  • 维护日历/日程表;监测变化并将相关信息传达给直接工作单位内外的适当人员。
  • 执行数据输入和提取功能。
  • 审查、记录、分发和/或处理邮件和其他文件;对即将采取的行动进行跟踪。
  • 更新和维护大型分发清单;监测、准备和分发各种材料、报告,在可能的情况下使用电子格式;必要时处理印刷和翻译的安排;协调运输安排、快递服务。
  • 执行一般行政任务(如休假和考勤记录、会议和其他活动的安排、预订、预算跟进),包括准备和/或处理行政请求/文件(如请购单、采购单、旅行请求、合同、支出授权、签证申请)。
  • 维护工作单位的档案(包括纸质和电子)和数据库。
  • 协助提供软件和办公设备支持。
  • 为经验不足的员工提供一般办公流程和程序、计算机应用方面的指导。
  • 协助收集和分析数据,以及准备数据展示和报告,以实现信息共享,回应查询,知识管理,规划和决策。
  • 协助可视化和更新信息材料,如网页或宣传册。
  • 履行指定的其他职责。

3. 申请条件:

(1)专业能力

  • 了解一般办公室和行政支持,包括行政政策、过程和程序。
  • 有能力对数据进行分析、建模和解释以支持决策。
  • 对工作和成就感到自豪;表现出专业能力和对主题的掌握;在履行承诺、遵守最后期限和取得成果方面认真高效;以专业而非个人关切为动力;在面临困难问题或挑战时表现出坚持不懈;在压力情况下保持冷静。
  • 致力于实施性别平等的目标,确保男女平等参与和全面介入工作的各个方面。

(2)沟通能力

  • 清晰有效地说话和写作;
  • 倾听他人的意见,正确解释他人的信息,并作出适当的回应;
  • 提出问题以澄清,并表现出对双向沟通的兴趣;
  • 根据听众的需要调整语言、语气、风格和格式;在分享信息和让人们了解情况方面表现出开放的态度。

(3)团队协作能力

  • 与同事合作以实现组织目标;
  • 通过真正重视他人的想法和专业知识来征求意见;
  • 愿意向他人学习;
  • 将团队议程置于个人议程之前;
  • 支持并按照团队的最终决定行事,即使这种决定可能不完全反映自己的立场;
  • 分享团队成就的功劳,接受团队缺点的共同责任。

4.报名方式:

详细招聘信息和报名细节,请点击“阅读原文”或链接:

https://careers.un.org/lbw/jobdetail.aspx?id=190229&Lang=en-US

(详细职责参见原文)

Responsibilities

  • Performs a wide range of office support and administrative functions.
  • Responds or drafts responses to routine correspondence and other communications; uses standard word processing package to produce a wide variety of large, complex documents and reports.
  • Monitors processes and schedules related the unit’s outputs, products, tasks; where applicable, assists in the verification of receipt and accuracy of requisite documents, approvals, signatures, to ensure compliance with relevant legal, financial and other requirements.
  • Researches, compiles and organizes information and reference materials from various sources for reports, work plans, studies, briefings, meetings/conferences.
  • Generates a variety of standard statistical and other reports, work orders, using various databases.
  • Proofreads documents and edits texts for accuracy, grammar, punctuation and style, and for adherence to established standards for format.
  • Screens phone calls and visitors; responds to moderately complex information requests and inquiries (e.g. answers requests requiring file search), and as necessary, refers inquiries to appropriate personnel for handling.
  • Provides secretarial, administrative and logistics support to meetings, boards, committees, conferences.
  • Assists in the maintenance of websites by scanning, converting and posting a variety of documents onto the site.
  • Assists in the preparation of presentation materials using appropriate technology/software.
  • Provides support to the preparation of meeting documents including reviewing documents prior to submission to translators; coordinating and working as the liaison between the requesting unit and the Conference Services Assistant and/or translators; assisting in the verification of receipt and accuracy of requisite documents, approvals, signatures, to ensure compliance with relevant legal, financial and other requirements; compiling translated documents and carrying out quality control before, during and after the meetings.
  • Maintains calendar/schedules; monitors changes and communicates relevant information to appropriate staff inside and outside the immediate work unit.
  • Performs data entry and extraction functions.
  • Reviews, records, distributes and/or processes mail and other documents; follows-up on impending actions.
  • Updates and maintains large distribution lists; monitors, prepares and distributes various materials, reports, where possible using electronic formats; handles arrangement for printing and translation as necessary; coordinates shipment arrangements, courier services.
  • Performs general administrative tasks (e.g. leave and attendance recording, arrangements for meetings and other events, reservations, budget follow-up), to include preparing and/or processing administrative requests/documents (e.g. requisitions, purchase orders, travel requests, contracts, expenditure authorizations, visa applications).
  • Maintains files (both paper and electronic) and databases for work unit.
  • Assists in providing software and office equipment support.
  • Provides guidance to less experienced staff on general office processes and procedures, computer applications.
  • Assists with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making.
  • Assists with visualizations and updating information material such as web pages or brochures.
  • Performs other duties as assigned.
  • 信息搜集:南京大学 潘安琪